Integrasi Data Word - Excel dengan Mail Merge

1. Pengertian Mail Merge

Mail Merge adalah fitur pada Microsoft Word yang digunakan untuk membuat dokumen massal (misalnya surat undangan, sertifikat, label, atau amplop) dengan data yang diambil dari sumber lain, seperti Microsoft Excel.

Dengan Mail Merge, kita bisa membuat banyak dokumen sekaligus, tetapi isinya dapat berbeda-beda sesuai dengan data penerima.

Contoh:

1. Surat undangan untuk 100 orang, nama dan alamatnya otomatis berbeda, tetapi format surat tetap sama.
2. Sertifikat dengan nama peserta yang berbeda.

2. Komponen Mail Merge

Mail Merge memiliki dua komponen utama:

1. Main Document (Dokumen Utama Word) → Dokumen dasar (misalnya template surat, sertifikat, label)
2. Data Source (Sumber Data Excel) → Berisi data penerima (misalnya nama, alamat, kelas, nilai).

3. Menyiapkan Data di Excel

1. Buka Microsoft Excel.
2. Buat tabel dengan baris pertama sebagai header/kolom judul (misalnya: Nama, Alamat, Kelas).
3. Masukkan data penerima sesuai header
4. Simpan file Excel, misalnya dengan nama DataSiswa.xlsx.

4. Membuat Mail Merge di Word

1. Buka Microsoft Word → buat dokumen baru atau buka template surat.
2. Klik menu Mailings → pilih Start Mail Merge → pilih jenis dokumen (Letters, Labels, Envelopes, Directory, Email Messages). 
3. Klik Select Recipients → pilih Use an Existing List → pilih file Excel yang sudah disiapkan. 
4. Pilih sheet tempat data berada (misalnya Sheet1).
   
   
   
5. Letakkan kursor di bagian dokumen yang ingin diisi otomatis, misalnya di bagian nama penerima. → Klik Insert Merge Field → pilih field dari Excel (misalnya Nama). 
   
   
   
6. Ulangi untuk field lain seperti Alamat dan Kelas.

5. Menyelesaikan Mail Merge

1. Klik Preview Results untuk melihat hasil setiap data. Kalau sudah menampilkan data, berarti sudah benar
   
   
   
2. Jika sudah benar, klik Finish & Merge → pilih:

• Edit Individual Documents (hasil mail merge masuk ke dokumen baru, bisa disimpan/diubah).
• Print Documents (langsung dicetak).